Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) ønsker en bedre oversikt over resultater og effekter av de regionale utviklingsmidlene (RUP-midlene) og RDA-midlene (kap. 551 post 60 og 61). I forbindelse med dette har departementet utviklet et standardskjema for innrapportering av felles indikatorer på bruken av virkemidlene. Skjemaet fylles ut i forbindelse med sluttutbetaling av støttemottaker selv. Ordningen ble innført i Troms fylkeskommune v / plan- og næringsetaten, fra og med 01.01.11. Ordningen gjelder alle tilsagn gitt over de regionale utviklingsmidlene og RDA2 ordningen, med sluttutbetaling etter 01.01.11 - uavhengig av når tilsagnet er gitt.
Dette betyr at alle støttemottakere som ønsker sluttubetaling av tilsagn må fylle ut et web-basert skjema som fylles ut elektronisk. Det er ikke nødvendig å sende inn skjema, dette skjer automatisk. Skjemaet finnes på nettsidene: http://mrs.spine.no.
Støttemottaker må først opprette en egen brukerprofil med passord før skjema kan fylles ut. Når det opprettes profil bør støttemottaker tenke gjennom om det er hensiktsmessig å lage en felles profil, for eksempel for en kommune, fremfor flere personlige profiler. Brukerprofilen kan benyttes flere ganger dersom støttemottaker senere skal rapportere på andre prosjekt. Ved å benytte felles brukerprofil, for eksempel i en kommune, vil støttemottaker enkelt kunne holde oversikt over hvilke rapporter som er sendt.
Plan- og næringsetaten vil gå inn og sjekke at skjema er ferdig utfylt før det foretas sluttutbetaling. Skjemaet vil ikke godkjennes før alle felter er utfylt. Utfylling av rapporteringsskjema kommer i tillegg til normal rapportering. Sluttrapport, regnskap og revisjon skal som normalt sendes inn til Troms fylkeskommune v / plan- og næringsetaten.
Plan- og næringsetaten har ikke mulighet til å gjøre endringer i skjema, dette er det kun støttemottaker selv og Spine AS som har mulighet til. Troms fylkeskommune v / plan- og næringsetaten har kun anledning til å godkjenne / forkaste registrerte brukere.
Det er viktig at den som skal fylle ut skjemaet har god kjennskap til prosjektet. Det er også viktig at alle felter fylles ut, også tilsagnsnummer.
Skjemaet er kort og enkelt. Det vil ta i underkant av fem minutter å opprette bruker samt svare på skjema.
Ved spørsmål kan saksbehandler i plan- og næringsetaten kontaktes. Saksbehandler kan videreformidle tekniske problemer eller spørsmål til Spine AS.