I motsetning til offentlige arkiver skapt av kommunale, fylkeskommunale og statlige virksomheter, er privatarkiv ikke omfattet av dagens arkivlov noe som medfører at mye viktig informasjon og kunnskap kan risikere å forsvinne.

Ved å bevare privatarkiv er dette med å på å gi en mer helhetlig samfunnsforståelse, der kilder fra enkeltmennesker og arkiver fra privat sektor også blir viktige i forskning og kunnskap om samfunnet.

Bevaring av privatarkiv i Troms fylke

Privatarkivstrategien fra nasjonalt hold har vært at et fylkeskoordinerende ledd skal ha det regionale ansvaret for privatarkiv.  Med støtte fra Arkivverkets utviklingsmidler ble privatarkiver i fylket kartlagt som i etterkant gav grunnlag for å utarbeide en bestandsanalyse. Med utgangspunkt i denne ble det i samarbeid med ulike bevaringsinstitusjoner i fylket laget en bevaringsplan for privatarkiver. Bevaringsplanen viser hvilke samfunnsområder og private arkivskaperer som bør bevares,  og viser utfordringer og strategiske fokusområder i arbeidet med privatarkiv. 

I desember 2023 ble «Bevarings- og utviklingsplan for privatarkiv i Troms og på Svalbard 2024-2030» ferdigstilt og i mars 2024 ble planen godkjent i Troms fylkesting.

Samarbeid mellom privatarkivaktørene i fylket

Bevaringsinstitusjonene som samarbeidet om å utarbeide bevaringsplanen utgjør i dag privatarkivnettverket i Troms. Sammen jobbes det for å nå målene for bedre bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv i fylket. 

Privatarkivbestanden i Troms

I Norge publiserer de fleste arkivinstitusjonene arkivkataloger på det nasjonale nettstedet Arkivportalen. En arkivkatalog inneholder ikke opplysninger fra arkivene, men viser informasjon om arkivene.  I Troms viser en kartlegging at det er bevart mer enn 1700 privatarkiver i fylket. Over halvparten av disse befinner seg hos Nasjonalarkivet i Tromsø. En oversikt over privatarkivene hos Nasjonalarkivet i Tromsø finnes på Arkivportalen. 

Privatarkiv hos Nasjonalarkivet i Tromsø 

Flere av privatarkivnettverkets institusjoner ønsker å vise sin privatarkivbestand i Arkivportalen. Privatarkivtjenesten hos Troms fylkeskommune har gjort dette mulig gjennom en fellesregistrering ledet av koordinator for privatarkiv i fylket. Det skjer en kontinuerlig prosess med å få registrert og publisert arkivene inn i portalen. Arkivene oppbevares hos den enkelte bevaringsinstitusjon og en henvendelse om eventuelt innsyn må gjøres direkte med denne. 

Privatarkiv fellesregister Troms fylkeskommune

Sør-Troms museum og Svalbard museum har registrert sine privatarkiv i Arkivportalen som egen arkivsinstitusjon. 

Privatarkiv Sør-Troms museum og Svalbard museum

Privatarkivtjenesten i Troms

Troms fylkeskommune har formelt tatt på seg ansvar med å være det fylkeskoordinerende leddet i arbeidet med fremtidig privatarkivarbeid. 

Den fylkeskommunale privatarkivtjenesten skal ivareta rollen som fylkeskoordinator for privatarkiv Troms fylkeskommune, noe som blant annet innebærer å gi arkivfaglig veiledning og å koordinere innsamling, oppbevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv. Privatarkivtjenesten har også fått mandat til å ta imot privatarkiv i tråd med samhandlingsplan utviklet i lag med det regionale privatarkivnettverket.