Innhold på siden:

Troms fylkeskommune følger Digitaliseringsdirektoratets standard for elektronisk faktura. Faktura som bryter med retningslinjene våre, regnes ikke som mottatt.

Se Digitaliseringsdirektoratets standard her

Elektronisk fakturaadresse

Er du leverandør til fylkeskommunen sender du oss faktura/purring i standardformat EHF (elektronisk handelsformat) via Peppol-nettverket til: 

EHF faktura/purringer må inneholde følgende adresseopplysning:

Også utenlandske leverandører skal sende oss EHF faktura i samsvar med standarden PEPPOL BIS Billing.

Gå til Peppol-nettverket

Retningslinjer for faktura

Troms fylkeskommune har følgende retningslinjer for bestillinger/faktura:

• Betalingsfrist på 30 dager fra fakturadato som avtalestandard.
• Purringer sendes også som EHF (unntaksvis på epost faktura@tromsfylke.no).
• I de tilfeller vi ikke har mottatt e-faktura/fakturamottak er forsinket, skal eventuelt krav om renter/gebyr dokumenteres med leveringskvittering fra leverandørens aksesspunkt (EHF-fakturautsteder) med opplysning om dato og tidspunkt for fakturautsendelse.
• Fylkeskommunen godtar som hovedregel ikke samlefaktura.
• Kreditnotaer utbetales normalt ikke, men avregnes mot reskontro (trekkes fra senere faktura).
• Ved feil, reklamasjon, erstatning eller prisavslag skal leverandør kreditere hele fakturabeløpet og sende ny korrekt faktura. Fylkeskommunen skal ikke delkrediteres.
• Generelle krav til hvilke opplysninger leverandører må ha med i faktura til fylkeskommunen kommer frem av Bokføringsforskriftens § 5-1. 
  Les paragraf 5-1 i Bokføringsforskriften her. 
  Også Altinn beskriver hva en faktura (salgsdokumentasjon) må inneholde her.
• Faktura fra utenlandske leverandører må i tillegg til de generelle kravene inneholde:
  - IBAN og BIC (swift)-koder
  - Opplysninger om betalingsvaluta
• Faktura som ikke er sendt elektronisk og/eller som ikke oppfyller våre retningslinjer blir ikke betalt. Leverandør må sende korrekt EHF-faktura med ny dato og forfall.

Slik må faktura merkes

Faktura/kreditnota/purring/inkassovarsel til Troms fylkeskommune må merkes slik:

• Telefon og epost til kontaktperson hos leverandør
• Navn på bestiller og enhet i fylkeskommunen
• Referanse til bestillende enhet i fylkeskommunen. Referansen består av 5 (fem) siffer. Referansen skal stå i fakturafeltet Deres ref. / Kjøpers Referanse (I EHF feltet <BuyerReference>). Bruk kun numerisk referanse/la de 5 (fem) sifrene stå helt alene i fakturafeltet. Referansen oppgis av bestiller/kommer frem av bestillingen.
  NB: For strømleverandører gjelder egne regler for fakturamerking.
• Kreditnota må henvise til opprinnelig fakturanummer
• Purring/inkassovarsel må referere til opprinnelig fakturanummer

Enheter og referanser

Oversikt over enheter og referanser kan oversendes på e-post ved forespørsel. 

Send forespørsel til faktura@tromsfylke.no

Tips om hvordan lage elektronisk faktura

• De fleste økonomisystemer kan lage, sende og motta EHF faktura. Kontakt din leverandør av økonomisystem og spør om hvordan ditt system kan sende/motta EHF faktura.
• Bedriftsnettbank kan lage, sende og motta EHF faktura. Har din virksomhet en bedriftsnettbank, så kan banken sende og motta EHF faktura på dine vegne.
• Virksomheter som ikke har et eget system for å kunne sende EHF fakturaer kan benytte seg av web-fakturaportaler. Web-fakturaportal egner seg best for leverandører som skal sende 1-3 fakturaer pr. år og ikke har et eget økonomisystem eller bedriftsnettbank.

Har du spørsmål?

Dersom du har spørsmål om faktura til Troms fylkeskommune kan du kontakte regnskapsseksjonen.

Send e-post til faktura@tromsfylke.no