5 Skal fraværet unntas, må det dokumenteres
Fravær av helsegrunner må i utgangspunktet dokumenteres med legeerklæring eller med dokumentasjon fra annen sakkyndig, som for eksempel fysioterapeut, tannlege eller psykolog (herunder BUP). Fravær som skyldes helsegrunner kan ikke dokumenteres med kun egenmelding fra foreldre eller myndige elever.
Fravær på grunn av legetime, tannlegetime, time hos BUP, avtale med skolehelsetjeneste e.l. er også fravær av helsegrunner, som kan dokumenteres og unntas fra fraværsgrensen.
Sykdom som etter sin art gjør det vanskelig eller lite hensiktsmessig å oppsøke sakkyndig for hvert enkelt tilfelle, kan dokumenteres med egenmelding i kombinasjon med annen type dokumentasjon. Slik annen type dokumentasjon kan for eksempel være erklæring som godtgjør at eleven har en kronisk sykdom, eller dokumentasjon som viser at eleven er under utredning eller oppfølging for udiagnostisert sykdom. Det er rektor som avgjør om den fremlagte dokumentasjonen er egnet, eller om det er behov for annen type dokumentasjon.
For videregående opplæring i Troms gjelder at fravær av politiske grunner kan dokumenteres av en politisk organisasjon/landsdekkende interesseorganisasjon/kommune/fylkeskommune, og hjelpearbeid av en hjelpeorganisasjon eller lignende.
Arrangement på nasjonalt eller internasjonalt nivå, f.eks. idrett eller kultur dokumenteres i videregående opplæring i Troms med erklæring eller bekreftelse fra idrettsorganisasjon eller annen arrangør.
Vitne i rettsak dokumenteres ved erklæring eller bekreftelse, for eksempel fra domstolen.
Fravær som følge av helligdager for trossamfunn utenfor Den norske kirke dokumenteres med erklæring eller bekreftelse fra trossamfunnet.
Den enkelte videregående skole i Troms setter hvert år en frist i forkant av fastsettelse av standpunktkarakterer, for innlevering av relevant dokumentasjon av fravær.
For velferdsgrunner (for eksempel begravelser) kan i videregående opplæring i Troms normalt erklæringer fra foreldre eller myndige elever benyttes. Dersom velferdsgrunn er omsorgsoppgave for egne barn, er det tilstrekkelig at myndige elever dokumenterer dette med egenerklæring.
Fravær i forbindelse med intervju til læreplass dokumenteres med innkalling til intervju.
Dersom elever klager på enkeltvedtak om ikke å sette standpunktkarakter i fag gjelder i videregående opplæring i Troms at dokumentasjon av fravær skal lagres i det elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemet (ESA). Oppbevaring og behandling av dokumentasjon av fravær må være iht. Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven).